Vorbereitung + Durchführung Bietergespräche

Projektspezifische Angaben

• Verwendung der Protokollvorlagen von Auftraggeber

Aufgabenbeschreibung

Ziel

• Zur Vorbereitung des Bietergepräches ist die fachtechnische Angebotsauswertung aller vorliegenden Angebote abgeschlossen

• zur Abstimmung der Bietergespräche wurde die Angebotsausertung an den Auftraggeber übermittelt

• Die Art des Bietergespräches ist für alle Beteiligten geklärt

• technisches Bietergepräch oder

• Vergabeverhandlungsgepräch

• Mit dem Auftraggeber ist klar abgestimmt,

• wie die Terminschiene aussieht = Zeitfenster mit AG festlegen

• wer zum Bietergepräche einlädt

• wie ist der Teilnehmerkreis / wer muss eingeladen werden

• welche Bieter eingeladen werden

• wie lange das Bietergespräch gehen soll

• wo das Gespräch stattfindet (Präsenz oder Online)

• Vorbereitung des Protokolls für das Bietergespräch

• Klarstellung über Ablauf der Bietergespräche

• Einladung zum Bietergespräch

• Durchführung und Versand aller im Gespräch genannten Anlagen

Beschreibung

• Abstimmung mit dem Auftraggeber über Verwendung Vorlage des allgemeinen Gesprächsprotokolls und der Inhalte

• Vorbereitung Protokoll hinsichtlich Teilnehmer und Inhalte von Bieterangebot

• Je Gespräch ist ein Protokoll zu führen

• technische Fragen, sind in dem Tool Angebotsauswertung unter Reiter "Fragen+Antworten" aufzunehmen. Dieses Tool dient als Grundlage für Protokollierung und wird zur Anlage des allgemeinen Gesprächsprotokolls

• Einladung der Firmen in schriftlicher Form mit groben Inhalt / Agenda (Abstimmung mit PL ob mit der Einladung die F+A Liste mitverschickt wird - zur Vorbereitung AN)

• Die Gesprächsführung sowie die Protokolllierung übernimmt die Assistenz - Bildschirm wird geteilt um Nacharbeit zu minimieren

• in den Protokollen ist klar aufzuführen,wer welche Aufgaben mitbekommen,was Bieter nachzureichen haben etc.

• Versand des Protokolls,inkl. F+A Liste sowie weiteren Anlagen in pdf

Standards

typische Eingangsinformationen (Beispiele)

• Art und Umfang des Gespräches

typische Ergebnisse (Beispiele)

• Protokoll mit allen Anlagen als pdf