Organisatorische Projektgrund-/vorlagen vorbereiten

Projektspezifische Angaben (PSP)

• die Angaben für die Erstellungen sind u.a. aus dem Honorarangebot zu entnehmen.

Aufgabenbeschreibung (SPSP)

Ziel

• Übergeordnete Themen (u.g.) mit dem Projektleiter abstimmen und antreiben bzw. umsetzen (bzw. durch die IT umsetzen lassen)

• Hiermit stellen wir sicher,dass alle Projekt die grundlegenden gleichen Grundlagen von Anfang an bekommen.

Projekt-Shared-Mailbox / MS Teams anlegen

• Kommunikation nach Aussen über SharedMailbox / Projektemailadresse

• keine individuellen Mails an einzelnen Projektbeteiligten

• Abstimmung mit dem Projektleiter über die Entscheidung der Anwendung einer Projektmailadresse (SharedMailbox) UND/ODER Teamskanal

• Anlegen der Projektadresse und Teamskanal durch die IT / Helpdesk veranlassen

• Nach dem Anlegen der Mailbox ist folgendes zu tun

• Anlegen der Kategorien der Beteiligten (ober Outlook Web APP)

• Anlegen der Regeln für die automatische Kategorisierung der Mails (über Outlook Web APP)

• Kommunikation im Projektteam INTERN/ EXTERN (Beispielmail siehe unten Link WIKI)

• tägliches Sichten des Projektpostfaches

Kundenplattform / Dokumentenplattform im Projekt

• Integration und Wissenstransfer im Team über Nutzung von Kundenplattform im Projekt

• Abgrenzung von Zuständigkeiten von Upload/Übergabe von Dokumenten und Plänen

• Abstimmung mit dem Projektleiter über die Anwendung einer Kundenplattform im Projekt

• Anlegen eines Accounts

• Information bei Kunden über Einweisung / Schulungstermine

• Abstimmung mit PK/CAD über Schnittstelle Upload von Plänen und Zeichnungen

• Ablage der Information (URL und Passwörter) im Projekt (\\001\_PMX\\003\_ORG)

• Kommunikation im Projektteam über die Verwendung der Plattform

Projektbeteiligtenliste erstellen

• eine angelegte Projektbeteiligtenliste im Projekt mit den wichtigen,bekannten und relevanten Beteiligten sortiert nach Funktion (ARC,TWP,etc.)

• Schnelle Anwendung von Protokollen durch Einlesen der Beteiligtenliste

• externe Projektbeteiligtenliste sichten und in Fact Vorlage übernehmen

• ständiges aktualisieren der Liste hinsichtlich der Ansprechpartner

• neue Projektbeteiligte eigenverantworlich aufnehmen

• Anlegen der Vorlagen mit den kundenidividuellen Vorlagen

Projektvorlagen (MS-Office) ablegen

• im Projekt gibt es individuelle Projektvorlagen für Word,Excel und PowerPointvorlagen für die einheitliche Nutzung im Projekt über alle Lph

• Kundenspezifische Vorlagen werden nur bei Großprojekten (Herstellkosten über 1 Mio. Euro) erstellt,bei Kleinprojekten sind einfach die Fact Standardtool in PMX abzulegen. 

• Abstimmung mit dem Projektleiter über die Entscheidung über die Notwendigkeit der Projektvorlage

• Anlegen der Vorlagen mit den kundenidividuellen Vorlagen

• Information an das Projektteam über die Verwendung.

OneNote  anlegen

• Standardmäßig wird seitens der PA nach Beauftragung des Projektes ein OneNote zentral angelegt (hier gibt es ein TEAMS Kanal "OneNotes für Projekte" - dieser Kanal wird seitens der IT gesichert)

• die Protokollvorlage wird zur Verfügung gestellt

• die Aktennotiz Vorlage kann bei Bedarf aus den Tools heruntergeladen werden

• das OneNote wird dem Projektleiter zugeschickt,die Verteilung / Einladung an die Projektbeteiligten intern Fact erfolgt durch die Assistenz oder direkt durch den PL (PL wurde vorab von der PA "eingeladen")

• Der Projektleiter entscheidet über die Verwendung eines OneNote in diesem Projekt

• Klare Kommunikation,dass bei Protokollierung im OneNote die Protokolle per Mail versenden werden müssen und die entsprechende Dokumentation der Protokoll auf Laufwerk P erfolgen muss

• Information an das Projektteam über die Verwendung.