Technische Bietergespräche / Vergabegepräche

Projektspezifische Angaben

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Aufgabenbeschreibung

Ziel

• Organisation und Terminierung der technischen Klärungsgespräche

Beschreibung

• die Terminierung,sowie die Organisation der technischen Klärungsgespräche erfolgen in Abstimmung mit dem PL/Einkauf

• Art klären - techn. Gespräch oder Vergabeverhandlung

• Dauer der Termine

• Art - Präsenz (wenn ja genaue Ortangaben bei BH erfragen) oder online via Teams

• Für die Terminierung mehrerer Bieter vorab tel. Kontaktaufnahme und Zeitslots erfragen

• die Einladung für die Klärungsgespräche erstellen und via Outlookeinladung versenden

• die Gesprächsprotokolle sind vorzubereiten und dem PL zu übergeben

• Abstimmung ob die Protokollvorlage von FACT oder dem Auftraggeber verwendet werden soll

Standards

typische Eingangsinformationen (Beispiele)

• Informationen des Projektleiters oder des Auftraggebers zu Ort,Datum und Teilnehmern der technischen Klärungsgespräche

Mailvorlage für Versand Einladung via Outlooktermin

Betreff: *Projektnr\_Prjektname \Vergabeinheit xyz - Einladung zum Bietergespräch**

Sehr geehrter xyz,

im Namen des Bauherrn xyz danken wir für Ihr Angebot des oben genanntes Projekt und freuen uns,Sie zum technischen Bietergespräch einladen zu können. Das Gespräch findet,wie telefonisch besprochen am Donnerstag,tt.mm.2026 von 09.00 bis 11.30 bei xyz statt.&nbsp;Melden Sie sich hierzu vor Ort am Empfang. Für die Organisation des Termins bitte ich um Bestätigung,sowie um Information ob und wer Sie bei dem Termin begleiten wird.

Vielen Dank.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.